オフィス内では1か月の間に様々な紙の資料が出力されます。単純なコピーはもちろんのこと、会議や打ち合わせの資料、上司やお客様に提出する報告書、社内報や通達なども出力されます。また、お客様への書類の発送や営業所への回覧の送付など、細かな作業の積み重ねで時間をとられてしまうことがあります。弊社ではこうした業務を一括代行することで、お客様の業務効率改善をお手伝いします。
オフィス業務効率化のポイント
- コストで換算することによって無駄を削減
- 大量なコピーや資料の製本などは非常に手間のかかり、またミスが許されない作業である一方で社内の業務としてはあまり好まれない業務です。残業をして翌日の会議資料のコピー・製本をするなどしていると、目には見えないコストがどんどんたまっていきます。こうした業務は弊社のような印刷会社にご依頼いただくことで、コピーコストの削減だけでなく人件費の削減にもつながります。また、こうした業務にあてる時間を本来の業務にあてることができるため、生産性向上にもつながります。
- 主要業務との見極めをしっかりと行いましょう
- 依頼することで負担を軽減することができる業務は多様にありますが、どの業務を自社内でやるべきかどうかを見極めることでリスクをコントロールすることができます。弊社でお手伝いしても問題がない部分と、時間をかけても御社内で行っていただくべき業務との見極めが大切です。
以下のような課題をお持ちの方は、お気軽にお問い合わせください。
コピーや製本などの業務が多くて残業しないと終わらない。
事務スタッフの方や総務部門の方など、サポート部門の皆様は突発的な業務に追われることが多く、会議資料の用意などは前日の夕方から夜にかけて行われていることも多いようです。残業しないと終わらないということが常態化していることもあり、残業代の削減が叫ばれる一方で、こうした業務に時間を割かないといけないというご相談もよくいただきます。
全国の店舗や営業所に資料を定期的に送っている。
毎月全国の店舗や営業所から責任者の方が一堂に会して会議を行っている場合、議事録や資料などは後日送付されることが多いのですが、そうした資料の準備や発送なども時間をとられることが多い業務の1種です。こうした業務もお任せいただくことにより本来の業務に集中して時間を割いていただくことができるようになります。
誰でもできるが手間のかかる仕事に悩まされている。
宛名の印字や宛名ラベルの貼り付け、訂正シールの貼り付けなどは決して生産性の高い業務とは呼べないものの、必ずやらなければいけない仕事です。こうした「誰でもできる仕事」に手間がかかることが多く、本来の業務が後回しになってしまうことも少なくありません。弊社は印刷だけでなく業務サポートもまとめて対応しておりますので、こうした業務も正確かつスピーディに対応できます。
